根据经验,集体收房成败的关键在于全体委托人的团结和步调一致,由此认为,集体收房代理协议与一般代理协议在内容上有其特殊性。
一、首先,由于集体收房一般有业主代表,在业主代表中,很可能有开发商的人,这在代理协议中要有相应约束。应做以下约定:
业主代表不得以其身份谋取个人利益、不得单独与相对人协商,不得先于其他委托人与相对人达成任何协议或办理入住或事实上入住;业主代表违反约定的,应向其他委托人赔偿,赔偿标准为双方约定的标准;业主代表在承办律师不在场的情况下签订的文件无效;业主代表的选任应经承办律师同意后确定;对不履行职责或有损害委托人利益的业主代表,经承办律师提议或经全体业主代表过半数同意可以更换。
二、为防止客观上迎合了开发商拖延分化瓦解的目的,应做以下约定:
用于与开发商签署的协议文本在按约定送达后经在约定期间内回复的1/2以上多数同意即可用于签署;当面表决应以记名方式表决并以实际参与表决的相对多数人意见视为全体委托人决定;对于起诉或仲裁相关文件及费用未按期提供且经邮件催告仍未办理的,应自行提起诉讼或仲裁,合并审查的,由承办律师办理,否则自行办理;委托人应及时明确回复承办律师的请示,不明确回复或不回复的视为接受承办律师认为合理的方案;
三、因为部分委托人在网上乱发言,泄露了行动方案,损害了全体委托人的利益,应做以下约定:
对泄露行动方案的委托人,可以终目委托。
四、为确保步调一致,防止部分人单独行动,承办律师照顾不到应做以下约定:
委托人收到开发商电话或书面通知应立即告知承办律师;对开发商相关询问不得明确回答并均应告之与律师联系;全部行动应以承办律师为主导;全体委托人应步调一致,集体行动,单独行动后果自负;
五、为确保行动的保密性,防止由于身份难以确定而使开发商以委托人身份询问律师,应做以下约定:
承办律师只通过委托人邮箱提供咨询,不提供电话咨询,单个委托人不得询问与全体委托人相关的问题;出于保护大多数委托人的利益,承办律师可不予明确答复个别委托人(包括业主代表)的询问; 聚会时应按时签到入场,业主代表负责分组审查本组人员,聚会开始前应清理无关人员出场。
六、为防止个另委托人发布不负责任的言论影响团结,应做以下约定:
对发布攻击性言论或不符事实的言论影响团结的委托人,经1/2以上做出回复的委托人同意或1/2业主代表同意,乙方可终止对该委托人的服务,相应费用平均退还给全体委托人;
七、为防止不致因久商不决而丧失机会,应做以下约定:
因为部分委托人不理解法律规定,不及时决断将导致丧失时机的情况下,承办律师拥有独立决定权;
八、为确保通讯畅通和通知的及时送达,应做以下约定:
委托人应每日查看网站公告,及时查收邮件,不便上网应与律师联系确定适当通知方式,手机号码变更应及时通知承办律师。
九、为防止久拖不决及表决未通过影响及时诉讼或仲裁。应做以下约定:
协商以一周为限,一周后委托人应按律师邮件通知预付费用及提供相关文件;委托后委托人应及时交付用于起诉的相关文件。